Tri thức công ty có làm lộ mọi tài liệu vụ việc không?

Tri thức công ty sử dụng quyết định xuất bản và đối tượng rõ ràng. Thành viên vụ việc riêng tư và quyền sử dụng nguồn vẫn tách biệt; thư viện không tự động thu thập mọi tệp riêng tư.

Công ty có thể tái sử dụng mẫu đã phê duyệt không?

Khi có sẵn và được phép, nhân viên có thể chọn mẫu cùng phiên bản đã phê duyệt cho sản phẩm công việc. Các giá trị bắt buộc và đối tượng dự kiến vẫn cần được kiểm tra.

Giá trị trong mẫu có phải dữ kiện đã xác nhận không?

Giá trị cung cấp cho mẫu là bối cảnh được nhập. Chúng không trở thành dữ kiện vụ việc đã xác nhận hoặc kết luận chuyên môn chỉ vì bản thảo được tạo từ chúng.

Tri thức đã xuất bản có thể dùng cho mọi khách hàng không?

Xuất bản không cấp quyền tái sử dụng hoặc phân phối lại không hạn chế. Đối tượng vụ việc hiện tại, phiên bản nguồn và quyền sử dụng liên quan phải cho phép công việc dự kiến.

Điều gì xảy ra khi quyền truy cập thay đổi sau tìm kiếm?

Nhân viên phải tải lại và kiểm tra tài liệu hiện được phép trước khi tái sử dụng. Kết quả lưu tạm hoặc phê duyệt trước không khôi phục quyền đã rút hoặc âm thầm thay nguồn không còn sẵn có.

Tri thức và mẫu tài liệu của công ty | ComplianceOne cho công ty luật

Tái sử dụng công việc được chọn với đúng đối tượng và quyền sử dụng nguồn

Vì sao tái sử dụng tri thức có kiểm soát quan trọng

Liên kết đến phần này ↗

Công việc hữu ích có thể khó tìm sau khi vụ việc kết thúc, trong khi sao chép cả tệp vào thư mục dùng chung có thể làm lộ tài liệu chưa từng được dự kiến sử dụng rộng hơn.

Người đóng góp thư viện cần quy trình xuất bản có chủ đích. Luật sư tái sử dụng cần biết phiên bản nào được chọn, đối tượng nào được đọc và nguồn còn hỗ trợ mục đích sử dụng hay không.

Tri thức và mẫu tài liệu hỗ trợ xuất bản có chọn lọc và tái sử dụng được quản lý. Chúng liên kết nội dung đóng góp, bản thảo với phiên bản đã ghi nhận, thay vì biến mọi tài liệu vụ việc riêng tư thành tài liệu chung của công ty.

Cách hoạt động

Liên kết đến phần này ↗

Xuất bản nội dung đóng góp được chọn

Dùng quy trình đóng góp được phép để chọn tài liệu và đối tượng được phép. Xuất bản là hành động rõ ràng với điều kiện nguồn và rà soát, thay vì tự động sao chép công việc vụ việc riêng tư.

Tìm tri thức công ty được phép

Tìm tài liệu thư viện có sẵn và kiểm tra phiên bản định danh cùng nguồn gốc. Kết quả trước đó không thay thế quyền truy cập hiện tại khi quyền hoặc trạng thái nguồn thay đổi.

Chọn phiên bản mẫu đã phê duyệt

Dùng công cụ mẫu và phiên bản có sẵn cho kết quả dự kiến. Giá trị cung cấp vẫn là bối cảnh được nhập cho tới khi hoàn tất xác nhận dữ kiện hoặc rà soát chuyên môn tương ứng.

Tái sử dụng cho đối tượng hiện được phép

Chọn tri thức cho vụ việc dự kiến và kiểm tra quyền hiện tại. Xuất bản trước đây hoặc phê duyệt mẫu không tự động cho phép mọi đối tượng, phiên bản nguồn hay lần cung cấp cho khách hàng về sau.