Tài liệu chứng minh theo từng bưu gửi và lần giao

Cụm nối Luật Bưu chính 2010, Nghị định 47/2011 và Nghị định 25/2022. Mẫu thông báo hoạt động bưu chính tại Phụ lục II Nghị định 25/2022 đã được xác minh và giữ riêng với hồ sơ vận hành tổ chức tự lập.

Sổ giấy phép và thông báo hoạt động giữ loại chấp thuận, mã cơ quan, phạm vi, ngày bắt đầu/kết thúc, bản bị thay thế, xác nhận, sửa đổi, kết quả. Chuỗi thay thế tạo vòng lặp bị từ chối. Mẫu Phụ lục II được giữ riêng với giấy tờ nội bộ.

Mỗi bưu gửi có một hồ sơ cùng dòng thời gian tiếp nhận, bàn giao, lần phát, bằng chứng, ngoại lệ, thất bại, hoàn trả, mất, hư hỏng, khiếu nại, khắc phục, đóng. Không sửa hoặc xóa sự kiện: đính chính thêm mục mới nêu lý do, giữ mục cũ và không chuyển sự kiện sang lịch sử bưu gửi khác.

Ảnh chữ ký hoặc ảnh trước cửa là dữ liệu về người có tên tại địa chỉ. Tài liệu chứng minh phát có bản ghi riêng và quyền đọc riêng; không lưu được nếu thiếu quy tắc lưu giữ, ngày cần xóa và người đặt. Tổ chức tự đặt kỳ hạn, tự thực hiện xóa; nền tảng cung cấp danh sách đến hạn, không đặt kỳ hay tự xóa.

Khiếu nại dẫn sự kiện làm căn cứ và quyết định theo lời tổ chức; người quyết định khác người tạo. ComplianceOne không kết luận mất, hư hỏng, trách nhiệm, không có số tiền hay phép tính bồi thường. Người gửi/nhận liên kết hồ sơ chủ thể dữ liệu; địa chỉ giao nằm trên bưu gửi, không ghi trực tiếp lên người. Bưu gửi quốc tế phải nêu hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của người nhận được chuyển, cùng đối tác đích, hải quan, logistics, hệ thống, nhà cung cấp, biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu giữ.

• Lập bản đồ dữ liệu nối nguồn, hệ thống và luồng.
• Quản trị nhà cung cấp giữ trách nhiệm đối tác.
• Quản lý công việc điều phối thời hạn và ngoại lệ.
• Nhật ký kiểm toán lưu phiên bản và phê duyệt.