Tài liệu vận hành lịch sử, không phải văn bản pháp luật riêng. Nền vận hành được tổ chức xây dựng dưới Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
Xác định những gì đã xây dựng, phần có thể tiếp tục sử dụng và thay đổi cần thực hiện, với bằng chứng liên tục qua thời kỳ chuyển tiếp.
Phạm vi và trạng thái
Liên kết đến phần này ↗Nền vận hành là tập hợp quy trình, cơ cấu quản trị, cách giữ hồ sơ và kiểm soát tổ chức đã triển khai theo Nghị định 13. Thời kỳ bắt đầu ngày 1 tháng 7 năm 2023 và kết thúc khi nghị định hết hiệu lực ngày 1 tháng 1 năm 2026 theo khoản 2 Điều 42 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, cùng ngày Luật 91/2025/QH15 có hiệu lực. Đây là kết quả triển khai của tổ chức, không phải văn bản pháp luật mới, không tự tạo nghĩa vụ.
- Phần tái sử dụng. Hạ tầng đồng ý, bản đồ dữ liệu, báo vi phạm và đánh giá nhà cung cấp có thể tiếp tục hữu ích nhưng cần nâng cấp theo quy định hiện hành. Đánh giá phân biệt phần chỉ cấu hình lại với phần cần xây lại.
- Căn cứ phân tích khoảng cách. Ghi những quy trình, hồ sơ, kiểm soát, vai trò thực sự đã có để đối chiếu yêu cầu mới; có thể phục vụ kiểm tra về thời kỳ chuyển tiếp trong phạm vi pháp luật cho phép.
Quan hệ với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Liên kết đến phần này ↗Luật 91/2025/QH15 và Nghị định 356 đặt nghĩa vụ hiện hành. Trang Nghị định 13 lịch sử trình bày nội dung cũ và thay đổi. Không suy diễn một quan hệ thay thế riêng chỉ từ nhãn hồ sơ lịch sử.
Nếu đã triển khai bài bản, tổ chức có thể có sẵn bản đồ dữ liệu, hạ tầng đồng ý, ứng phó sự cố, quản trị nhà cung cấp. Chuyển tiếp xác định phần cần sửa/nâng cấp/bổ sung thay vì giả định bắt đầu từ đầu hoặc mặc định phần cũ đã phù hợp.
Đánh giá có thể giúp DPO, chủ sở hữu dữ liệu, kiểm toán viên và ban lãnh đạo thấy quá trình quản lý có chủ đích. Đây là giá trị bằng chứng, không chứng minh sẵn năng lực pháp lý, không bảo đảm cơ quan đối xử khác hoặc giảm trách nhiệm khi xử lý vi phạm.
Thành phần nền vận hành
Liên kết đến phần này ↗| Thành phần | Thời Nghị định 13 | Điều cần đối chiếu hiện nay |
|---|---|---|
| Hồ sơ đánh giá tác động xử lý | Giữ từ đầu, gửi Bộ Công an trong 60 ngày theo Điều 24 | Khoản 2 Điều 39 luật giữ hồ sơ cơ quan đã tiếp nhận trước 1 tháng 1 năm 2026; cập nhật sau đó theo luật; giữ hoạt động xử lý nền hiện hành |
| Quản lý sự đồng ý | Thông báo đủ thông tin, hồ sơ chủ động đồng ý | Xử lý đang diễn ra đủ điều kiện khoản 1 Điều 39 tiếp tục không xin lại; hoạt động mới đáp ứng luật |
| Hồ sơ chuyển dữ liệu ra nước ngoài | Hồ sơ gửi trong 60 ngày từ đầu xử lý; thông báo văn bản sau chuyển theo khoản 3–4 Điều 25 | Giữ hồ sơ cơ quan đã tiếp nhận trước 1 tháng 1 năm 2026; chuyển mới/cập nhật dùng Mẫu số 01a/01b và 09 |
| Báo vi phạm | Chậm nhất 72 giờ từ xảy ra theo khoản 1 Điều 23 | Từ phát hiện khi vi phạm có thể gây tác hại khoản 1 Điều 23 luật liệt kê; Mẫu số 08, nội dung Điều 28 Nghị định 356, xử lý yêu cầu bổ sung |
| Thỏa thuận xử lý | Thỏa thuận viết theo Nghị định 13 | Rà soát cùng mẫu bên kiểm soát–bên xử lý; đánh giá nhu cầu đàm phán, không mặc định hợp đồng cũ còn phù hợp |
| Quyền chủ thể | Điều 9: truy cập, sửa, xóa, hạn chế, cung cấp, phản đối và quyền khác | Từng quyền khoản 1 Điều 4 luật và thủ tục 356, bằng chứng từng yêu cầu |
| Dịch vụ xử lý | Không có thủ tục đăng ký/giấy chứng nhận trong Nghị định 13 | Giấy chứng nhận dịch vụ xử lý Mẫu số 04–07 theo 356 khi thuộc phạm vi |
| Rà soát định kỳ/hằng năm | Chương trình rà soát hoạt động xử lý của tổ chức | Có thể nâng thành báo cáo tuân thủ hằng năm có cấu trúc; không mặc định là nghĩa vụ báo cáo chung do luật đặt |
| Ứng phó sự cố | Phát hiện và thông báo cơ bản | Quản lý vụ việc đầy đủ, chuỗi quản lý bằng chứng |
Bảy chiều đánh giá
| Chiều | Nội dung đánh giá | Đầu ra |
|---|---|---|
| Cơ cấu quản trị | DPO/vai trò tương đương, trách nhiệm, tuyến báo cáo | Mô hình và phân công |
| Danh mục quy trình | Quy trình tuân thủ và thủ tục đang dùng | Danh mục quy trình |
| Danh mục hồ sơ | Hồ sơ tạo thời Nghị định 13 | Danh mục và trạng thái lưu |
| Kiểm soát | Biện pháp kỹ thuật/tổ chức đã có | Sổ kiểm soát |
| Khoảng cách | Đối chiếu luật và 356 | Sổ khoảng cách, ưu tiên khắc phục |
| Kế hoạch chuyển tiếp | Hành động theo thứ tự | Lộ trình chuyển tiếp |
| Liên tục bằng chứng | Cách giữ hồ sơ cũ qua chuyển tiếp | Lịch lưu có căn cứ, kế hoạch truy cập |
Vì sao nền vận hành vẫn hữu ích
Liên kết đến phần này ↗Kiểm tra có thể liên quan thời kỳ cũ. Một cuộc kiểm tra bắt đầu năm 2026 có thể xem hoạt động trước đó trong phạm vi thẩm quyền và thời hiệu áp dụng. Không đủ hồ sơ cho giai đoạn đó là khoảng trống bằng chứng; trang không ấn định thời gian hồi tố chung hay khẳng định mọi cuộc kiểm tra đều xem lại một số năm cố định.
Thể hiện quá trình chuyển tiếp. Có thể trình bày trạng thái cũ, khoảng cách tìm được và cách khắc phục bằng hồ sơ thay vì chỉ tuyên bố tuân thủ. Hồ sơ này hỗ trợ giải trình; không bảo đảm kết quả kiểm tra, giảm xử phạt hay cách đánh giá của cơ quan.
Không mang yếu điểm cũ sang mới. Ví dụ hồ sơ đồng ý chưa ghi căn cứ xử lý cho từng hoạt động cần được rà soát. Sao chép quy trình mà không đánh giá có thể giữ nguyên điểm yếu; nền vận hành giúp nhận diện để xử lý.
ComplianceOne hỗ trợ đánh giá và chuyển tiếp
Liên kết đến phần này ↗Đánh giá nền. Tổ chức thực hiện đánh giá cơ cấu, quy trình, hồ sơ và kiểm soát. Sổ khoảng cách bằng chứng trong Quản trị chương trình có thể ghi mô tả, bằng chứng dự kiến, hướng dẫn khắc phục, người phụ trách, ngày mục tiêu và trạng thái; không tự tạo một mô hình đánh giá riêng cho Nghị định 13. Nhóm phụ trách đưa kết quả đối chiếu luật/356 vào hồ sơ, rồi phân công hành động trong Quản lý công việc.
Chuyển hồ sơ hoạt động xử lý. Lập bản đồ dữ liệu giữ hoạt động xử lý với mô tả, mục đích, căn cứ và thông tin liên quan. Tổ chức rà soát hồ sơ cũ, ghi nội dung hiện hành và theo dõi phần cần sửa bằng bản ghi khoảng cách/công việc. DPO theo dõi tiến độ qua phát hiện, người phụ trách và trạng thái xử lý công việc; trạng thái hồ sơ không phải kết luận tuân thủ pháp luật.
Xuất bằng chứng theo thời kỳ. Bộ hồ sơ kiểm toán được giới hạn theo ngày, khung, loại bản ghi và mô-đun từ các nguồn được hỗ trợ. Mỗi phiên bản giữ danh mục thành phần cùng dấu kiểm tra SHA-256. Chỉ chứa hoạt động thực sự đã ghi, không tái dựng hoạt động chưa ghi; phải rà soát phạm vi trước khi chia sẻ.
Theo dõi khoảng cách có người phụ trách
Liên kết đến phần này ↗Khoảng cách có người phụ trách, ngày mục tiêu và trạng thái để tổ chức theo dõi hành động. Cơ cấu, quy trình, hồ sơ, kiểm soát là bốn phần của phương pháp đánh giá, không phải tuyên bố có bốn sổ chuyên biệt tự động liên kết trong sản phẩm. Bộ bằng chứng có thể giới hạn vào thời kỳ đã đóng.
| Mô-đun | Hỗ trợ |
|---|---|
| Quản trị chương trình | Đánh giá nền, khoảng cách, dự án chuyển tiếp |
| Nhật ký kiểm toán | Hồ sơ lịch sử, kiểm tra toàn vẹn |
| Lập bản đồ dữ liệu | Ghi hoạt động xử lý hiện hành từ hồ sơ tổ chức đã rà soát |
| Quản trị sự đồng ý | Nhập quy trình CSV, phân tích mục đích theo nhóm khung đã cài để con người rà soát |
| Đánh giá tác động | Hồ sơ tiếp tục dùng và cập nhật |
| Biểu mẫu tuân thủ | Mẫu 356 cho cập nhật và nộp mới |
Danh sách rà soát
Liên kết đến phần này ↗- Đánh giá nền Nghị định 13 hoàn thành, có hồ sơ.
- Ghi cơ cấu quản trị, danh mục quy trình và hồ sơ thời kỳ đó.
- Phân tích khoảng cách đủ bảy chiều với luật/356.
- Có lộ trình khắc phục ưu tiên và theo dõi.
- Hồ sơ cũ truy cập được, lưu theo kỳ có căn cứ.
- Rà soát hồ sơ hoạt động xử lý theo yêu cầu hiện hành.
- Rà soát sự đồng ý, xác định xử lý tiếp tục theo khoản 1 Điều 39.
- Kế hoạch liên tục bằng chứng được sử dụng để truy xuất khi kiểm tra.
- Có bằng chứng quá trình chuyển tiếp được lập kế hoạch và quản lý.
Nội dung liên quan
Liên kết đến phần này ↗Thí điểm đánh giá nền, khoảng cách và chuyển tiếp với đội tuân thủ; rà soát liên tục bằng chứng và nhu cầu PDPL theo tổ chức.
Bước tiếp theo
Liên kết đến phần này ↗Đặt lịch demo để xem hồ sơ thực tế, hoặc liên hệ để trao đổi phạm vi và bằng chứng của tổ chức. Nội dung chỉ nhằm cung cấp thông tin, không phải tư vấn pháp lý.