Triển khai trên hạ tầng do công ty luật kiểm soát, chủ động cấu hình AI và sử dụng khóa API riêng (BYOK). Kết nối tài liệu, nghiên cứu có trích dẫn và công việc đã rà soát, với Forseti AI hỗ trợ khâu chuẩn bị để luật sư tập trung vào tư vấn.
Tóm tắt
Liên kết đến phần này ↗ComplianceOne cho công ty luật kết hợp tự lưu trữ trên hạ tầng do công ty kiểm soát, cấu hình AI do công ty quản lý và khóa API riêng (BYOK). Giải pháp kết nối hồ sơ khách hàng, tài liệu, nghiên cứu có trích dẫn và công việc đã rà soát. Forseti AI hỗ trợ khâu chuẩn bị; luật sư kiểm tra căn cứ, vận dụng phán đoán chuyên môn và phê duyệt nội dung tư vấn.
Khi công việc chuẩn bị chiếm quá nhiều thời gian
Liên kết đến phần này ↗Khách hàng gửi đến một hợp đồng dịch vụ cùng câu hỏi quen thuộc: “Chúng tôi cần sửa những gì trước khi ký?”
Để trả lời, luật sư cần hiểu mục tiêu của khách hàng, đọc thỏa thuận, xác định vấn đề, kiểm tra căn cứ pháp lý và đề xuất phương án phù hợp. Trước khi ý kiến tư vấn được gửi đi, người phụ trách còn phải rà soát phân tích, kiểm tra nguồn và thống nhất nội dung khuyến nghị.
Nhưng thời gian của đội ngũ còn được dành cho nhiều việc khác: tìm bản hợp đồng mới nhất, tập hợp chỉ dẫn trong email, tìm lại mẫu đã dùng, dựng lại bối cảnh cho người rà soát và phối hợp các vòng chỉnh sửa.
Khi những công việc này lặp lại trên nhiều hồ sơ, năng lực tiếp nhận thêm khách hàng phụ thuộc ngày càng nhiều vào thời gian và sự phối hợp của từng luật sư.
ComplianceOne cho công ty luật được thiết kế để kết nối các khâu đó. Forseti AI hỗ trợ những tác vụ tài liệu, nghiên cứu và soạn thảo được cung cấp trong hệ thống; luật sư kiểm tra kết quả, vận dụng phán đoán chuyên môn và phê duyệt nội dung tư vấn.
Mục tiêu thương mại rất cụ thể: giúp công ty luật giảm công việc chuẩn bị lặp lại và dành nhiều sự chú ý hơn cho giá trị mà khách hàng tìm đến.
Chủ động kiểm soát hạ tầng và dịch vụ AI cho hồ sơ khách hàng
Liên kết đến phần này ↗Đối với công ty luật, quyết định ứng dụng AI gắn liền với câu hỏi về thông tin khách hàng: tài liệu được lưu ở đâu, ai cấu hình dịch vụ AI và tài khoản nào được dùng để xử lý yêu cầu?
ComplianceOne cho công ty luật kết hợp triển khai trên hạ tầng do công ty kiểm soát, cấu hình AI do công ty quản lý và khả năng sử dụng khóa API riêng. Ba lựa chọn này giúp công ty đánh giá cách đưa AI vào công việc theo yêu cầu xử lý thông tin của mình.
Tự lưu trữ trên hạ tầng của công ty luật
Với phương án tự lưu trữ (self-hosted), ứng dụng và tài liệu được triển khai trên hạ tầng của công ty theo cấu hình đã thống nhất. Công ty có thể xác định môi trường lưu trữ phù hợp, quyền truy cập và yêu cầu sao lưu, đồng thời thống nhất trách nhiệm vận hành trước khi sử dụng hồ sơ khách hàng thực.
Cấu hình AI theo lựa chọn của công ty
Người có quyền có thể cấu hình nhà cung cấp, mô hình và các tùy chọn tương thích được hỗ trợ, rồi chọn cấu hình mặc định cho Forseti AI. Nhờ đó, việc lựa chọn dịch vụ AI trở thành một phần có thể xem xét trong quyết định triển khai của công ty.
BYOK với tài khoản nhà cung cấp AI riêng
BYOK (Bring Your Own Key) ở đây có nghĩa là sử dụng khóa API từ tài khoản nhà cung cấp AI của công ty luật. Công ty quản lý tài khoản và cấu hình kết nối; khóa API được lưu mã hóa và không được hiển thị lại trong giao diện. Đây là khóa truy cập dịch vụ AI.
Lưu trữ tài liệu và xử lý AI là hai phần cần được đánh giá cùng nhau. Khi thực hiện tác vụ AI, nội dung cần thiết cho yêu cầu được gửi tới dịch vụ đã kết nối. Vị trí xử lý, thời gian lưu giữ và việc sử dụng dữ liệu cho huấn luyện phụ thuộc vào nhà cung cấp và thiết lập tài khoản đã thống nhất.
Vì vậy, giai đoạn thí điểm cần kiểm tra cả môi trường triển khai lẫn cấu hình AI, cùng quyền truy cập và điều kiện xử lý thông tin, trước khi công ty quyết định đưa tài liệu khách hàng vào sử dụng.
Đưa kinh nghiệm vào công việc thay vì bắt đầu lại
Liên kết đến phần này ↗Một công ty luật có thể đã xử lý nhiều hợp đồng tương tự. Đội ngũ có kinh nghiệm, mẫu tài liệu và những cách tiếp cận đã được kiểm chứng qua thực tiễn.
Tuy nhiên, để sử dụng lại kinh nghiệm đó, luật sư vẫn phải biết tài liệu nằm ở đâu, phiên bản nào phù hợp và nội dung nào được phép dùng cho vụ việc hiện tại. Người giám sát cũng cần hiểu bản thảo dựa trên những dữ kiện và nguồn nào.
Những câu hỏi tưởng nhỏ này ảnh hưởng trực tiếp đến cách công ty phân bổ nguồn lực:
- Luật sư phụ trách mất bao lâu để bắt đầu phân tích?
- Người rà soát cần bao nhiêu thời gian để hiểu lại hồ sơ?
- Đội ngũ có phải nghiên cứu lại một vấn đề quen thuộc?
- Khi người thực hiện thay đổi, người tiếp nhận có thể tiếp tục công việc thuận lợi không?
ComplianceOne tập hợp khách hàng, vụ việc pháp lý riêng tư, tài liệu, nghiên cứu và công việc liên quan quanh những hồ sơ cụ thể. Đội ngũ có thể theo dõi vấn đề đang xử lý cùng căn cứ và trách nhiệm liên quan.
Đây là nền tảng để công ty luật đánh giá cách tăng năng lực phục vụ mà vẫn duy trì quy trình rà soát chuyên môn.
Từ yêu cầu rà soát hợp đồng đến khuyến nghị có thể hành động
Liên kết đến phần này ↗Hãy xem một tình huống minh họa: khách hàng muốn rà soát hợp đồng dịch vụ trước khi ký với nhà cung cấp.
Khách hàng cần biết những điểm đáng lưu ý, điều khoản nên thương lượng và thông tin còn phải làm rõ. Công ty luật cần đưa ra phản hồi dễ hiểu, có căn cứ và phù hợp với ưu tiên của khách hàng.
Tập hợp yêu cầu và tài liệu trong đúng bối cảnh
Công việc bắt đầu từ khách hàng và vụ việc cụ thể, cùng tài liệu, chỉ dẫn và các nhiệm vụ liên quan. Đội ngũ được phân công có thể làm việc trên những hồ sơ và nguồn mà mình được phép truy cập.
Việc giữ tài liệu cùng bối cảnh giúp người thực hiện xác định mình đang giải quyết câu hỏi nào. Với người rà soát, đó là điểm xuất phát để kiểm tra liệu phân tích đã phản ánh đúng yêu cầu của khách hàng hay chưa.
Rà soát vấn đề cùng phần tài liệu làm căn cứ
Giả sử hợp đồng có điều khoản cho phép nhà cung cấp sử dụng nhà thầu phụ.
Trong các tác vụ được hỗ trợ, Forseti AI có thể giúp đề xuất vấn đề cần kiểm tra, gắn với phần nguồn liên quan để luật sư xem xét. Với PDF được hỗ trợ, người rà soát có thể đối chiếu nội dung trích xuất với trang gốc.
Luật sư tiếp tục đặt những câu hỏi quyết định: nhà thầu phụ sẽ thực hiện công việc gì? Có tiếp cận thông tin của khách hàng không? Trách nhiệm của nhà cung cấp đã được quy định rõ đến đâu?
Một phát hiện ban đầu trở nên hữu ích khi người thực hiện có thể kiểm tra căn cứ và xác định điều cần làm tiếp theo.
Nghiên cứu câu hỏi pháp lý với nguồn có thể kiểm tra
Từ vấn đề trong hợp đồng, luật sư có thể nghiên cứu dựa trên dữ kiện và nguồn hiện được phép sử dụng trong vụ việc.
Forseti AI hỗ trợ nghiên cứu có trích dẫn, cho phép luật sư kiểm tra các đoạn nguồn làm căn cứ cho đề xuất. Người thực hiện vẫn cần xem xét phiên bản, phạm vi nội dung, tình trạng của nguồn và mức độ phù hợp với dữ kiện khách hàng.
Nếu chưa biết nhà thầu phụ có tiếp cận dữ liệu cá nhân hay không, câu hỏi đó cần tiếp tục được làm rõ. Việc giữ thông tin còn thiếu trong quá trình rà soát giúp đội ngũ xác định điều cần hỏi khách hàng trước khi hoàn thiện khuyến nghị.
Hoàn thiện phản hồi dưới sự rà soát của luật sư
Luật sư đánh giá các phát hiện, kiểm tra nghiên cứu và lựa chọn cách tiếp cận phù hợp với mục tiêu giao dịch.
Phản hồi có thể trình bày vấn đề, đề xuất điều chỉnh và những câu hỏi cần trao đổi với nhà cung cấp. Người phụ trách rà soát sản phẩm công việc trước khi công ty quyết định chia sẻ tài liệu đã chọn cho khách hàng.
Toàn bộ quy trình hướng đến một kết quả rõ ràng: khách hàng hiểu vấn đề và có cơ sở để hành động.
Tình huống trên chỉ minh họa quy trình làm việc, không phải khuyến nghị pháp lý cho một hợp đồng cụ thể.
Biến kinh nghiệm của công ty thành tài nguyên có thể sử dụng lại
Liên kết đến phần này ↗Kinh nghiệm chuyên môn là tài sản quan trọng của công ty luật. Giá trị đó tăng lên khi những cách tiếp cận phù hợp có thể được đội ngũ tìm thấy, đánh giá và sử dụng lại.
Một danh mục kiểm tra đã được phê duyệt có thể giúp luật sư tiếp cận hợp đồng quen thuộc có hệ thống hơn. Một mẫu tài liệu phù hợp có thể hỗ trợ khâu chuẩn bị bản thảo. Một phương pháp đã được ghi nhận có thể giúp người tiếp nhận công việc hiểu cách xử lý trước đó.
ComplianceOne hỗ trợ tri thức và mẫu tài liệu của công ty thông qua việc lựa chọn nội dung, phê duyệt phiên bản và xác định đối tượng được phép sử dụng.
Tài liệu riêng tư của khách hàng không tự động trở thành tri thức dùng chung. Việc đóng góp và tái sử dụng cần được thực hiện có chủ đích, với quyền sử dụng nguồn và bối cảnh phù hợp.
Đối với người quản lý chuyên môn, đây là cơ hội xây dựng cách làm có thể lặp lại giữa các thành viên. Đối với luật sư thực hiện, đó là điều kiện để bắt đầu từ kinh nghiệm đã được công ty lựa chọn, đồng thời tiếp tục đánh giá tính phù hợp cho từng vụ việc.
Đo hiệu quả bằng thời gian đến khi hoàn tất công việc
Liên kết đến phần này ↗Một bản thảo được tạo nhanh chỉ là một phần của quy trình.
Nếu người rà soát phải dành thêm thời gian tìm lại căn cứ, sửa trích dẫn hoặc bổ sung dữ kiện, lợi ích ban đầu có thể bị thu hẹp. Vì vậy, công ty luật nên đánh giá tổng thời gian đến khi có sản phẩm được phê duyệt, bao gồm cả kiểm tra và chỉnh sửa.
Giá trị của AI trong công việc pháp lý cần được đánh giá qua chất lượng và công sức để hoàn tất công việc.
Một đợt đánh giá có thể xem xét:
| Nội dung đánh giá | Câu hỏi thực tế |
|---|---|
| Thời gian thực hiện | Tổng thời gian chuẩn bị, nghiên cứu, rà soát và chỉnh sửa thay đổi thế nào? |
| Chất lượng đầu ra | Phân tích có đầy đủ, phù hợp và hữu ích cho khách hàng không? |
| Căn cứ nghiên cứu | Người rà soát có kiểm tra được nguồn và trích dẫn không? |
| Khả năng lặp lại | Một luật sư khác có thể áp dụng cách làm cho hồ sơ tương tự không? |
| Mức độ sử dụng | Đội ngũ có muốn tiếp tục sử dụng sau giai đoạn đánh giá không? |
Những tiêu chí này giúp công ty kết nối việc ứng dụng AI với chất lượng dịch vụ và cách sử dụng nguồn lực chuyên môn.
Nếu quy trình cho thấy hiệu quả, công ty có cơ sở để xem xét mở rộng phạm vi sử dụng, tổ chức lại công việc hoặc dành thêm thời gian cho tư vấn và trao đổi với khách hàng.
Giữ quyền kiểm soát trong từng khâu bàn giao
Liên kết đến phần này ↗Đối với công ty luật, cách tài liệu được truy cập, sử dụng và chia sẻ là một phần của quyết định triển khai.
ComplianceOne cho công ty luật là ứng dụng riêng trong dòng sản phẩm ComplianceOne. Quyền đối với vụ việc, nguồn tài liệu và người nhận được xem xét theo phạm vi tương ứng. Quyền cấu hình hệ thống tự nó không cấp quyền đọc mọi hồ sơ riêng tư.
Việc chuẩn bị hoặc xuất tài liệu nội bộ cũng tách biệt với quyết định cung cấp cho khách hàng. Qua quy trình truy cập có kiểm soát, công ty lựa chọn tài liệu và người nhận, đồng thời thực hiện những bước rà soát và chia sẻ được cung cấp trong triển khai.
Forseti AI hỗ trợ phân tích và chuẩn bị đề xuất. Luật sư giữ trách nhiệm kiểm tra căn cứ, vận dụng phán đoán chuyên môn và phê duyệt nội dung tư vấn. Khả năng sử dụng cụ thể phụ thuộc vào triển khai, cấu hình, quyền truy cập và quyền sử dụng nguồn đã thống nhất.
Bắt đầu bằng một đợt thí điểm có mục tiêu rõ ràng
Liên kết đến phần này ↗Một đợt thí điểm tập trung giúp công ty đánh giá giải pháp trên những công việc gần với thực tế của mình.
Phạm vi có thể bắt đầu từ một nhóm nhỏ và hai hoặc ba tình huống rà soát hợp đồng đại diện. Sử dụng hồ sơ giả lập để kiểm tra quy trình, vai trò và quyền truy cập trước khi xem xét đưa tài liệu khách hàng vào môi trường đã được công ty phê duyệt.
Trước khi bắt đầu, hai bên thống nhất:
- Nhóm tham gia, người bảo trợ và người rà soát độc lập.
- Những công việc sẽ đánh giá và tiêu chuẩn đầu ra hữu ích.
- Cách ghi nhận thời gian, chất lượng nguồn và mức độ chỉnh sửa.
- Cấu hình triển khai, hỗ trợ và trách nhiệm của mỗi bên.
- Cách tổng kết để quyết định tiếp tục, điều chỉnh hoặc dừng.
Cách tiếp cận này cho phép công ty đánh giá lợi ích trên một phạm vi có thể kiểm soát. Kết quả thí điểm sẽ giúp xác định công việc nào phù hợp, điều gì cần điều chỉnh và điều kiện để mở rộng sử dụng.
Dành thêm sự chú ý cho điều khách hàng cần
Liên kết đến phần này ↗Khách hàng tìm đến công ty luật để hiểu rủi ro, cân nhắc lựa chọn và đưa ra quyết định có cơ sở.
ComplianceOne cho công ty luật kết nối công việc từ tài liệu và nghiên cứu đến rà soát và bàn giao. Forseti AI hỗ trợ những khâu chuẩn bị được cung cấp, còn kinh nghiệm và phán đoán của luật sư định hướng kết quả cuối cùng.
Với công ty đang tìm cách phục vụ khối lượng công việc lớn hơn, tái sử dụng kinh nghiệm tốt hơn và duy trì quy trình rà soát rõ ràng, một đợt thí điểm là bước khởi đầu cụ thể.
Đặt lịch demo ComplianceOne cho công ty luật hoặc trao đổi về triển khai thí điểm.
